Положение об организации работы по составлению, рассмотрению и
заключению договоров
Целью настоящего
положения, обязательного для исполнения всеми работниками организации, является
регулирование порядка взаимодействия должностных лиц при заключении договоров.
Договора, не
согласованные в установленном порядке, не подписанные одной из сторон, либо без
подписи на каждой странице, не подлежат исполнению, суммы денежных средств,
указанные в них – перечислению, а товар, либо выполненные работы – получению и
приемке.
1. Требования к договорам.
Заключаемые в
организации договора должны соответствовать следующим обязательным условиям:
- наличие
подписей сторон на каждой странице договора (либо на прошивке);
- наличие
подписей и печатей сторон договора;
- наличие
листа согласования со всеми необходимыми визами;
- согласование
всех существенных условий договора и иных, имеющих большое значение для
организации;
- условия
договора не нарушают права и не ущемляют законные интересы организации;
- детальная
(подробная) регламентация правоотношений сторон договором, исключение
неурегулированности каких – либо аспектов взаимоотношений сторон как следствие
действий сторон на доверии.
2. Участники
процесса согласования договоров и их ответственность.
2.1
В согласовании договоров последовательно принимают
участие как инициаторы заключения, так и лица, принимающие участие в
согласовании:
- заместитель
Генерального директора;
- главный бухгалтер;
- начальник ПТО;
- начальник
СДО;
- ведущий
специалист отдела продаж;
- начальник
службы эксплуатации и использования основных средств;
- начальник
отдела продаж (при необходимости);
- начальник
отдела кадров (при необходимости);
- начальник
отдела комплектации (при необходимости);
- главный
инженер (при необходимости);
- главный
механик (при необходимости);
- главный
энергетик (при необходимости);
-
юрисконсульт.
2.2. Заместитель
Генерального директора несет ответственность за анализ договоров в разрезе соблюдения
требований к оформлению технической документации, соответствия условий договора
проектируемым характеристикам объекта и нормативно-техническим требованиям.
2.3. Главный
бухгалтер проверяет реквизиты компании, расчетный счет, с которого будет
происходить перечисление (получение) денежных средств, анализирует договор в
разрезе требований к бухучету и налоговым требованиям, оценивает, насколько
экономически целесообразным и выгодным будет данный договор для организации,
анализирует налоговые риски при заключении договора.
2.4. Начальник
планово-технического отдела несет ответственность за соответствие технической и
исполнительной документации предъявляемым к ним требованиям, согласование
условий договоров, касающихся сроков и качества выполнения работ.
2.5. Начальник
сметно-договорного отдела готовит/проверяет приложения к договорам, а именно:
сметы, спецификации и иные приложения, в которых стороны согласуют подлежащее к
передаче имущество, его наименование, ассортимент, реквизиты, и стоимость.
2.6.
Начальник службы эксплуатации и использования основных средств – проверяет
договора аренды, договора технического обеспечения, а именно: условие о
предмете договора, стоимости аренды, оплаты аренды, условий об оплате.
2.7. Ведущий
специалист отдела продаж - проверяет соблюдение заключаемыми договорами на
совершение сделок с недвижимостью прав и интересов организации, полноты и
корректности данных, содержащихся в договорах.
2.6.Начальник
отдела продаж – проверяет положения договоров на поставку произведенного нами
сырья контрагентам на предмет соблюдения требований законодательства о
количестве и качестве продукции, стоимости, порядка и срока поставки и оплаты,
требований к качеству продукции.
2.7. Начальник
отдела кадров проверяет договора (аттестации персонала, обучения, и иные) с
точки зрения соблюдения требований
трудового законодательства и кадрового дела.
2.8. Начальник отдела комплектации
проверяет количество и качество приобретаемых организацией оборудования и
материалов на предмет соответствия потребностям компании, требований к качеству
продукции, соответствия цены и сроков поставки приобретаемой продукции
интересам организации.
2.9. Главный инженер, главный механик,
главный энергетик проверяют договора по соответствующему профилю их
деятельности в части соблюдения и корректного отображения в них всех необходимых
и важных для организации деятельности предприятия технических условий.
2.10. Юрисконсульт несет ответственность за
качество предварительной проверки контрагента и выявление /упущение данных и
обстоятельств, препятствующих заключению договора с данным контрагентом, и
доведения этого до сведения Генерального директора, за качество правовой
экспертизы поступающих к нему на согласование /разработку договоров. В случае
обнаружения правовых условий, невыгодных для организации, наносящих, либо
могущих нанести ущерб ее интересам, ущемляющим ее права, обязан принять все
необходимые меры к исключению данных условий из договора либо для принятия их в
выгодной для организации редакции. Для этого юрисконсульт обязан проводить
необходимые переговоры с контрагентами для согласования условий договора, по
которым возникли разногласия.
2.11. Круг лиц, участвующих в согласовании
договоров долевого участия в строительстве, купли-продажи и аренды
недвижимости:
- заместитель Генерального директора;
- главный бухгалтер;
- ведущий специалист отдела продаж;
- начальник
службы эксплуатации и использования основных средств;
-
юрисконсульт.
2.12 Круг
лиц, участвующих в согласовании хозяйственных договоров:
- главный бухгалтер;
- начальник службы эксплуатации и использования
основных средств;
- юрисконсульт.
2.13. Круг лиц, участвующих в согласовании
договоров на выполнение проектных работ, экспертизы, договоров технического
обеспечения, на подключение энерго-теплоснабжения:
- заместитель Генерального директора;
- главный бухгалтер;
- начальник ПТО;
-
юрисконсульт.
2.14. Круг лиц, участвующих в согласовании
договоров на выполнение подрядных работ (договоров подряда, в т.ч. муниципальных
контрактов на строительство):
- заместитель Генерального директора;
- главный бухгалтер;
- начальник ПТО;
- начальник
СДО;
- главный
инженер (при необходимости);
-
юрисконсульт.
2.15. Круг лиц, участвующих в согласовании
договоров на поставку произведенного
сырья:
- главный бухгалтер;
- начальник отдела продаж;
- юрисконсульт.
2.16. Круг
лиц, участвующих в согласовании договоров снабжении (на комплектацию, поставку
нам контрагентами сырья, оборудовании, машин, в тч. аренда (лизинг) машин:
- главный бухгалтер;
- начальник отдела комплектации;
-
юрисконсульт.
2.17. Круг
лиц, участвующих в согласовании трудовых
договоров, договоров на обучение, на аттестацию:
- главный бухгалтер;
- начальник отдела кадров;
- юрисконсульт.
2.18. Круг
лиц, участвующих в согласовании договоров на выполнение проектных работ,
экспертизы, договоров технического обеспечения, на подключение
энерго-теплоснабжения:
- заместитель Генерального директора;
- главный бухгалтер;
- начальник ПТО;
- начальник
СДО;
- ведущий
специалист отдела продаж;
- начальник
службы эксплуатации и использования основных средств;
- начальник
отдела продаж (при необходимости);
- начальник
отдела кадров (при необходимости);
- начальник
отдела комплектации (при необходимости);
- главный
инженер (при необходимости);
- главный
механик (при необходимости);
- главный
энергетик (при необходимости);
-
юрисконсульт.
3. Порядок согласования
договоров.
3.1. Инициатор
заключения договора, получив проект договора от контрагента, проверяет договор
на соответствие его текста предварительно согласованным с контрагентом
условиям, заполняет реквизиты компании, проверяет наличие подписей контрагента
на каждой странице (либо подпись контрагента на прошивке, если договор прошит),
заполняет лист согласования к договору (Приложение №1 к Положению), в котором
ставит отметку о согласии с условиями договора или о необходимости внесения
изменений и составляет перечень таких изменений (Приложение №2 к Положению), на
оперативном совещании с Генеральным директором согласовывает вопрос о
необходимости заключения договора с данным контрагентом и получает отметку
руководителя об этом в листе согласования.
3.2. Инициатор
заключения договора в течение 1 (Одного) рабочего дня передает договор на
согласование главному бухгалтеру, начальнику производственно-технического
отдела, начальнику сметно-договорного отдела и иным работникам организации (при
необходимости). Данные работники организации в течение 3 (трех) рабочих дней заполняют
лист согласования к договору, в котором ставят отметку о согласии с условиями
договора или о необходимости внесения изменений и составляют перечень таких
изменений.
3.3. После
согласования договора с вышеуказанными работниками организации Инициатор
заключения договора в течение 1 (Одного) рабочего дня передает юрисконсульту
договор, приложения к договору (спецификации или иные), лист согласования к
нему (с замечаниями, если они есть), паспорт качества на товар, а также копии
учредительных документов контрагента, перечень которых установлен в разделе 3 настоящего
Положения.
3.4. Юрисконсульт
заполняет лист согласования к договору и передает договор инициатору заключения
договора для последующего предоставления договора на подпись Генеральному
директору.
3.5. В случае
возникновения разногласий к договору, юрисконсульт в течение 5 (пяти) рабочих
дней с момента поступления к нему договора консолидирует замечания к договору,
полученные от других лиц, участвующих в его согласовании со своими замечаниями.
Юрисконсульт по телефону или иными средствами связи согласовывает с
контрагентом новую редакцию договора, при этом составляет и передает
контрагенту по электронной почте правленый текст договора, либо по просьбе
контрагента - протокол разногласий к договору.
В случае возникновения разногласий к
договору юрисконсульт запрашивает у инициатора заключения договора электронную
версию договора в формате WORD.
3.6. После
получения от контрагента согласованной редакции договора, юрисконсульт в
течение 1 (Одного) рабочего дня сопоставляет первоначальную редакцию договора с
правленой редакцией и визирует договор с приложениями, если необходимые
изменения были внесены контрагентом в договор.
4. Особый порядок согласования типовых форм договоров, а также
договоров на незначительную сумму.
4.1. В случае
если подлежит заключению договор по типовой, утвержденной в организации форме
проверке подлежат лишь:
- соблюдение
интересов организации по отдельным направлениям ее деятельности;
- реквизиты
организации;
-
изменяющиеся условия договора (в том числе в обязательном порядке все
существенные условия договора);
- смета и
иные приложения к договорам;
- контрагент;
-
учредительные документы контрагента
- полномочия
лица, подписывающего договор.
Текст
типового договора (в неизменной части) проверке не подлежит.
4.2. В случае
необходимости внесении изменений в текст утвержденного типового договора такие
изменении согласовываются с Генеральным директором.
4.3. В случае
заключения с контрагентом договора по направлениям деятельности, по которым
утверждены типовые договора, форма типового договора учитывается, а его
положении используются при заключении данного договора.
4.4.
Договора, заключаемые на небольшую сумму (сумма устанавливается отдельно) могут
согласовываться иным кругом лиц, по отношению к принимающим участие в
согласовании в соответствии с п.2.1 в меньшую сторону, однако в обязательном
порядке такие договора подлежат согласованию:
- заместитель
Генерального директора;
- главный бухгалтер;
-
юрисконсульт.
В данном
случае также может не составляться лист согласования (отметки о согласовании
проставляются внизу текста договора), юрисконсульт может не запрашивать копии
учредительных документов, проверка контрагента осуществляется в соответствии
лишь с двумя абзацами пункта 5.2., ответственность за непосредственное
(техническое) согласование договора с контрагентом лежит на инициаторе, сроки
согласования договоров могут отличаться в меньшую сторону,
5.
Проверка контрагента
5.1. Проверка
контрагента осуществляется в целях проверки его добросовестности, установленной
в качестве обязательной действующим законодательством и заключается как в
изучении предоставленных необходимых правоустанавливающих документов, так и
проверки его посредством сети Интернет.
5.2. Проверка
в сети Интернет ведется на следующих ресурсах:
- на официальном сайте Высшего арбитражного
суда Российской Федерации проверяется судебная практика с участием
предложенного контрагента (обязательно для каждого вновь заключаемого договора);
- на
официальном сайте Федеральной налоговой службы России – данные в ЕГРЮЛ по
состоянию на последнюю дату обновления реестра; регистрация общества по месту массовых
регистраций юрлиц, реестр проблемных контрагентов (обязательно для каждого
вновь заключаемого договора).;
- на
официальном сайте соответствующего суда общей юрисдикции – судебную практику с
участием предложенного контрагента;
- на
официальном сайте Управления федеральной службы судебных приставов Российской
Федерации – информацию о заведенных в отношении данного контрагента
исполнительных производствах;
- на
официальном сайте Федеральной антимонопольной службы России – данные в реестре
недобросовестных поставщиков;
- на
официальном сайте Единого федерального реестра сведений о банкротстве –
информацию о введении банкротства в отношении контрагента и открытии торгов.
5.3. В случае
выявления в ходе проверки контрагента фактов и правовых рисков, ставящих под
обоснованное сомнение целесообразность заключения договора с данным
контрагентом, юрисконсульт готовит служебную записку и докладывает об этом
Генеральному директору, который принимает окончательное решение о необходимости
заключения договора с данным
контрагентом.
5.4. В случае
получения вновь заключаемого договора, юрисконсульт обязан затребовать у
инициатора заключения договора предоставления следующих заверенных копий
учредительных документов контрагента:
- Устава,
изменений в Устав и свидетельств о их регистрации;
- протоколы
органов управления контрагента о создании общества, реорганизации, смене адреса
или руководителя;
- выписки из
ЕГРЮЛ с датой выдачи не позднее одного месяца с момента заключения договора;
- лицензии (в
случае необходимости).
5.5. При
заключении договора с организацией, договорные отношения с которой ранее имели
место и при наличии копий учредительных документов, запрашивает выписку из
ЕГРЮЛ с даты выдачи не позднее одного месяца с момента заключения договора, а
также документов, подтверждающих полномочия лиц, подписывающих договор.
6. Регистрация, учет, хранение
договоров, а также иные положения.
6.1.
Подписанный договор вместе со всеми приложениями передается юрисконсульту для
его регистрации путем проставления на листе согласования его регистрационного
номера и занесения этого номера в электронный журнал регистрации и последующего
хранения.
6.2.
Юрисконсульт осуществляет ведение базы договоров, копий учредительных
документов контрагента, учет сроков действия договоров, и своевременно вместе с
инициатором осуществляет их пролонгирование (продление).
6.3. Хранение
договоров осуществляется юрисконсультом.
6.4. В случае
необходимости внесения изменений в действующий договор подлежит применению
пункт 4.4. настоящего положения. При этом юрисконсульт вправе по своей
инициативе в любое время проводить ревизии действующих договоров и в случае изменения
действующего законодательства либо по вновь открывшимся обстоятельствам
готовить соглашения об их изменениях, согласовывать их в порядке п. 4.4.
положения и непосредственно согласовывать с контрагентом.
6.5.
Юрисконсульт осуществляет обобщение действующих в организации договоров, изучение
практики применения их положений в порядке текущей работы с контрагентом, а
также участия в судебных и иных спорах, выступает с инициативами внесения
изменения в порядок согласования договоров, установленный настоящими правилами,
внесения изменений в типовые формы договоров.
6.6. Контроль
над ознакомлением с настоящим положением руководителей структурных
подразделений и исполнением настоящего Положения возлагается на юрисконсульта.
| 
